2 Gennaio 2022 
3min to read 
Quando si affronta un trasloco, le incombenze a cui dover pensare sono numerose, ma l'archiviazione sicura dei beni di valore occupa di certo i primi posti. Infatti, in occasione di trasferimenti temporanei o internazionali sorge immediatamente il problema di dove e come custodire effetti personali, archivi cartacei, opere d'arte, macchinari aziendali e oggetti preziosi.
Il traslocare già di per sé rappresenta una notevole fonte di stress, non solo per il cambiamento che comporta. Spesso si teme l'eventuale danneggiamento delle merci fragili nelle fasi più delicate di sgombero e trasporto. In più, l'incertezza delle tempistiche causata da contrattempi può generare ansia.
I servizi di deposito e conservazione nascono proprio per risolvere queste problematiche. Soluzioni smart che forniscono risposte concrete e mirate a chi si trova alle prese con un trasloco. In questo articolo approfondiamo il tema dell'archiviazione sicura, scoprendo che cos'è e come funziona.
Che cos'è l'archiviazione sicura?
Nel caso specifico delle aziende, i beni di valore sovente coincidono anche con gli archivi cartacei. Infatti il servizio di archiviazione sicura è ideato su misura per rispondere alle esigenze di studi professionali, banche e tante realtà aziendali che, nonostante la digitalizzazione, si trovano a dover gestire cataloghi, faldoni e schedari.
Questa mole di documentazione fiscale e commerciale, oltre ad occupare uno spazio che potrebbe essere ottimizzato ed adibito ad altri scopi, è spesso esposta a rischi quali:
- incendi
- allagamenti
- intrusioni e furti
- deterioramento a causa di umidità, muffe ed insetti
Oggigiorno, la perdita di contratti, pratiche e ricevute sarebbe un grattacapo per qualunque tipologia di attività. Ecco perché per prestazioni così delicate e di fiducia, occorre affidarsi a professionisti del settore che dispongano di strutture:
- adeguate, con sistema di prevenzione incendi che all'occorrenza consenta un intervento tempestivo
- sicure e protette, dotate di impianti di videosorveglianza direttamente collegati con le forze dell'ordine
- asciutte ed idonee, sottoposte a periodica derattizzazione e disinfestazione, per preservare dall'usura il materiale cartaceo
Come funziona il sistema di archiviazione sicura?
L'archiviazione documentale cartacea e/o digitale è un servizio a 360°, costituito da molteplici fasi. Ora scopriamo come funziona e quali prestazioni include:
- l'imballaggio e il ritiro archivio da parte di personale addetto alla movimentazione, incluso il trasporto fino al magazzino
- la classificazione e la tracciabilità, due fattori di fondamentale importanza. Ogni elemento viene protocollato all'interno di un sistema informatico e catalogato tramite un accurato procedimento, nell'assoluto rispetto della privacy dei contenuti. Tutto ciò è funzionale alla mappatura del materiale e alla sua rapida individuazione in caso di bisogno, senza perdite di tempo
- la conservazione digitale, che sostanzialmente rappresenta l'archivio in versione elettronica posizionato all'interno di un deposito computerizzato. Fondato su tecnologie informatiche open source, è consultabile attraverso le proprie credenziali di accesso in qualunque momento
- la digitalizzazione di norma avviene su richiesta diretta del cliente, quando emerge la necessità di visionare una pratica. In questa circostanza il fornitore si impegna a trasmetterla via e-mail con tempi celeri
Se avete la necessità di un servizio di trasloco e/o archiviazione sicura consultate questa pagina.
Commenti